Description de la fonction
MANPOWER Luxembourg SA recrute pour l’un de ses clients qui se situe à Luxembourg :
Employé(e) Administratif(ive) et Technique (H/F)
Votre rôle :
L’employé Administratif et technique assiste le Directeur des Opérations et le Directeur Technique et Sécurité Adjoint (DTSA) dans leurs missions et notamment toutes celles relatives à la gestion administrative, budgétaire et documentaire, en vue de leur garantir une organisation fiable, fluide et pérenne de leur activité, et dans le respect de la stratégie d'entreprise.
Vos missions :
• Assurer le suivi administratif et l’archivage, ainsi que la gestion documentaire des plans et des documents réglementaires sur la plateforme informatique
• Mettre à jour les documents et vérifier la régularisation des plans et état descriptif du géomètre sur les parties communes (cadastre vertical)
• Formaliser et assurer la mise à jour des tableaux de synthèses et relevés nécessaire au reporting annuel
• Participer aux réunions et en coordonner le suivi (convocation, compte rendu,…)
• Rédiger les notes et procédures de communication interne et externes (prestataires, clients, etc.)
• Accompagner le DTSA dans l’organisation et le suivi des budgets d’exploitations de charges
• Coordonner le suivi budgétaire, mettre à jour les tableaux de bord d'investissements et préparer les dossiers de présentation
• Coordonner les différentes étapes pour les dossiers d’aménagement des boutiques
• Assurer le suivi :
o Des contrôles périodiques, opérations de maintenance de sécurité et relances pour la levée d’observations des parties communes
o Des missions et des prestations liées à l’exploitation (process de consultations, régularisations administratives, contrats, formalisation de correspondances, reporting, etc)
o Administratif des déclarations d’assurance sur les parties communes
o Des informations obligatoires à collecter ou remonter auprès de l’administration (Commodo, pompiers, hygiène, ITM, ville, etc.)
o Des travaux et dépannages (suivi des devis et des commandes) en coordination avec DTSA pour les parties communes
o Des remontées documentaires pour le compte de notre mandant
• Reporter les données de facturation relatives aux différentes consommations pour suivre leur évolution
• Etablir les convocations et formaliser les compte-rendus d’Assemblée Générale et de conseil de gérance
• Collecter les chiffres d’affaires des commerçants et de compléter le tableau de reporting mensuel
• Rédiger les notes d’information à destination des commerçants et les courriers divers
• Tenir à jour les tableaux de suivi et de pilotage concernant les locataires
Votre profil :
• Vous possédez un Bac + 2 à dominante gestion immobilière ou similaire avec une expérience dans le domaine de l'assistance technique et/ou secrétariat idéalement dans le secteur des centres commerciaux
• Vous maitrisez parfaitement le Français, à l’oral comme à l’écrit. La connaissance d’une autre langue sera considérée comme un atout
• Vous êtes orienté clients et faites preuve d’initiative
• Vous travaillez avec rigueur et précision
• Vous travaillez aussi bien en autonomie qu’en équipe
• Vous maîtrisez les outils informatiques (notamment Excel, power point)
• Idéalement, vous connaissez les baux et réglementation en vigueur
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