Assistant Property Manager (H/F/X)

Job Details

Manpower Permanent Placement, le cabinet de recrutement de ManpowerGroup recrute pour l’un de ses clients, une société commerciale située au Kirchberg qui souhaite intégrer son futur Assistant Property Manager (H/F/X) pour une durée indéterminée.

Vos missions :

Administration :

– Assurer la gestion administrative de la direction du service
– Accueil physique et téléphonique, plannings, suivi des courriers entrants/sortants, rédaction des notes d’information, gestion des stocks (équipements, fournitures et consommables)
– Formaliser et élaborer tous les documents nécessaires à la valorisation du métier au sein de l’entreprise (présentation métier, reportings consolidés) ou à l’égard des mandants, propriétaires et clients
– Développer des outils et procédures permettant l’amélioration et l’optimisation de l’organisation
– Organiser les réunions équipe du service Exploitation en veillant à entretenir le lien entre les équipes et en assure le suivi auprès de chaque membre
– Accompagner le directeur d’Exploitation dans toutes ses missions au quotidien

Opérationnelle :

– Centraliser, organiser et archiver l’ensemble des informations relatives à la gestion des actifs des sociétés ayant un mandat
– Etablir les outils de suivi permettant une gestion maîtrisée des actifs (contrats, courriers)
– Formaliser des outils de reporting homogènes et pertinents permettant de présenter des situations consolidées sur l’ensemble des actifs (rent roll, budget de charges, OPEX/CAPEX)
– Se charger du suivi administratif des décisions et en informe les services concernés (Fiches Navettes, PV, accords écrits des décideurs)
– Participer aux réunions de copropriété et se charger du suivi des décisions et des obligations et de la cohérence des informations avec nos budgets par actif
– Préparer les convocations, formalise et archiver les comptes rendus de réunion des conseils de gérance et Assemblées du GIE
– Assurer la collecte mensuelle et la saisie des chiffres d’affaires des boutiques et en assurer le reporting et l’analyse
– Contrôler le respect des horaires d’ouverture/fermeture et rédiger tous les courriers en lien avec les aspects liés au règlement intérieur
– Organiser les réunions mensuelles et établir les comptes rendus avec nos mandants
– Elaborer les Reportings d’activité, rapports de gestion, comités asset,..
– Centraliser l’ensemble des informations auprès des différents services permettant de garantir un reporting mensuel/trimestriel fiable

Votre profil :

Un diplôme dans l’immobilier ou une première expérience réussie.
Vous maîtrisez le français
Vous savez être autonome et ne craignez pas les responsabilités.

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