Personal Assistant
Manpower Permanent Placement accompagne son client, une société active dans le secteur de la gestion d’actifs, dans le recrutement d’un(e) Personal Assistant (H/F/X).
CDI
Luxembourg
Ce poste polyvalent vous permettra de travailler au plus près du management tout en intervenant sur des sujets administratifs, organisationnels, corporate et juridiques. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes et dans la coordination de dossiers confidentiels.
Votre rôle
- Assurer la gestion de l’agenda de la direction, organiser les rendez-vous, réunions et priorités de planning.
- Gérer les correspondances entrantes et sortantes, veiller au suivi et à la bonne circulation des documents.
- Numériser, classer, archiver et maintenir à jour la documentation administrative et corporate sous format physique et électronique.
- Préparer, suivre et archiver les accords de confidentialité (NDA), en s’assurant de leur signature et de leur bonne conservation.
- Apporter un support administratif quotidien à la direction et traiter les demandes organisationnelles courantes avec discrétion et professionnalisme.
- Coordonner les commandes de fournitures, gérer les stocks et contribuer au bon fonctionnement des installations et des espaces de travail.
- Organiser les salles de réunion, gérer les réservations et veiller à leur préparation avant les rencontres planifiées.
- Participer à l’organisation des réunions du Conseil d’Administration, préparer et distribuer la documentation associée, puis assurer son archivage.
- Rédiger les comptes rendus de réunion et préparer les projets de procès-verbaux conformément aux procédures internes.
- Assurer le suivi des échanges avec les cabinets d’avocats et autres intervenants juridiques externes.
- Contribuer à la préparation et au suivi des contrats de prêt ainsi qu’à la gestion de la documentation associée.
- Soutenir les processus KYC en collectant, organisant et suivant les documents requis.
- Maintenir à jour les registres juridiques et corporate, assurer la traçabilité documentaire et le respect des échéances.
Votre profil
- Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience professionnelle réussie dans un environnement international exigeant.
- Vous avez déjà occupé une fonction de Personal Assistant, Executive Assistant, Legal Assistant, Corporate Assistant ou Paralegal.
- Une expérience dans la gestion d’actifs, les fonds d’investissement, les services financiers, un family office ou un cabinet d’avocats peut constituer un atout majeur.
- Vous êtes familier(ère) avec la documentation corporate, les réunions de conseil, la rédaction de procès-verbaux, les procédures KYC et les accords juridiques.
- Vous maîtrisez parfaitement l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- La connaissance du français sera considérée comme un avantage.
- Vous utilisez aisément Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel.
- Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation et savez gérer efficacement plusieurs priorités simultanément.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre précision et votre attention aux détails, en particulier dans le traitement de documents sensibles ou confidentiels.
- Vous travaillez de manière autonome, savez anticiper les besoins et prenez naturellement des initiatives.
- Vous disposez d’excellentes qualités relationnelles et de communication vous permettant d’interagir avec des interlocuteurs de haut niveau et des partenaires externes.
Ce que notre client vous propose
- L’opportunité d’occuper une fonction centrale et variée au sein d’un environnement international dynamique.
- Un poste combinant assistance de direction, coordination administrative et support juridique/corporate.
- Une collaboration étroite avec le management et des interlocuteurs externes de haut niveau.
- Un environnement de travail où la confidentialité, la qualité et le sens du service sont essentiels.
Intéressé(e) ?
Si vous souhaitez mettre à profit votre expérience au sein d’une structure reconnue du secteur financier et évoluer dans un rôle polyvalent à forte responsabilité, adressez-nous votre candidature dès aujourd’hui.
Votre dossier sera traité avec la plus stricte confidentialité par Manpower Permanent Placement.